Wat is payroll, hoe werkt het en hoe kies je uit de beste payroll bedrijven? Wij leggen het je uit, zodat je daar net als steeds meer andere organisaties een goede keuze voor kunt maken.
Want, wat is een payroll contract en hoe werkt eigenlijk de payroll sector? Met een payroll constructie verander je de manier waarop je formeel en materieel werkgever bent. Wij leggen je uit waarom dat interessant is en hoe je als werkgever én werknemer profiteert van de voordelen die er beschikbaar zijn.

Wat is payroll?

Payroll staat voor het uit handen geven van de verplichtingen van het werkgeverschap. Je gebruikt een opdrachtovereenkomst om het payroll bedrijf de salarisadministratie én het juridisch werkgeverschap van je over te nemen. Ondertussen blijft de medewerker natuurlijk gewoon voor jou werk uitvoeren, waardoor er in de praktijk niets hoeft te veranderen.
De werknemer staat op de loonlijst van het payrollbedrijf en zal vervolgens werken voor het inlenende bedrijf. Op die manier profiteer je als werkgever van ultieme flexibiliteit en comfortabel gemak. De werknemer weet zeker dat de betalingen op tijd en correct plaatsvinden, door payroll bedrijven die namelijk de hele dag niets anders doen.

Formele en materiële werkgever

Als traditionele werkgever ben je zowel formeel als materieel werkgever. Je merkt daar weinig van, omdat de beide rollen door elkaar heen lopen. Zodra je kiest voor payroll verandert dit:

• Formeel werkgever
  Met een payroll constructie draag je het formele werkgeverschap over aan het payroll bedrijf. Dat bedrijf gaat de salarisadministratie en de loonuitbetaling verzorgen. Daarmee wordt het bedrijf dus ook juridisch werkgever, en dus verantwoordelijk voor de werkgeverslasten (en risico’s). Jij hebt daar niet meer mee te maken. Dat betekent dat je geen loon hoeft door te betalen bij ziekte. Ook eventuele ontslagkosten en verzekeringen zoals die voor arbeidsongeschiktheid en pensioen hoef je niet meer te betalen.
• Materieel werkgever
  Als inlener van de werknemer ben je nog wel de materiële werkgever. Je bent de functionele werkgever, omdat de medewerker bij jou aan het werk is. Dat betekent dat jij dus ook bepaalt hoe hoog het salaris is. Bovendien voer je bijvoorbeeld de functionerings- en de beoordelingsgesprekken met de medewerker. Je hebt dagelijks toezicht en het gezag, iets dat belangrijk is voor de Arbowet. In de praktijk bestaat er geen verschil tussen medewerkers via payroll en die rechtstreeks in dienst zijn.

Wat is een payrollcontract?

Stel dat je kiest voor een payroll contract: hoe werkt dat in de praktijk? Jouw medewerker sluit een payrollcontract met het payroll bedrijf. Dat betekent dat jouw medewerker daar formeel in dienst komt.
Jij bespreekt het salaris, maar het is het payroll bedrijf dat dit zal overmaken naar de medewerker. Dat betekent dat je geen omkijken meer hebt naar het salaris, vakantiegeld, loonstroken en de jaaropgaven. In plaats daarvan is dat allemaal netjes geregeld.
Tip: medewerkers via een payroll bedrijf hebben sinds 1 januari 2015 dezelfde ontslagbescherming als medewerkers rechtstreeks in dienst. Daar hoef jij je als functioneel werkgever dus ook geen zorgen meer om te maken.

1. Payroll vs. uitzendbureau

Houd er rekening mee dat payroll niet hetzelfde is als uitzenden. Een belangrijk verschil bestaat in de allocatiefunctie. Allocatie gaat in dit geval om het actief bij elkaar brengen van vraag en aanbod in de markt. Een uitzendbureau heeft zo’n functie, terwijl dat voor de payroll bedrijven niet zo is.
Bij payroll zorgt de functioneel werkgever voor de werving en selectie. Daarna worden de administratieve lasten uitbesteed. Een uitzendbureau zou op zoek gaan naar een kandidaat, om die voor te stellen en daarna eventueel de administratie over te nemen.

2. Exclusieve terbeschikkingstelling

Een tweede verschil is dat de medewerker exclusief beschikbaar is voor de inlener, dus de functioneel werkgever. Een uitzendbureau kan ervoor kiezen om de medewerker voor een andere organisatie te laten werken. Bij payroll is dat niet toegestaan. Dat biedt zekerheid voor de werkgever, die daardoor niet ineens te maken krijgt met medewerkers die bij een andere organisatie aan de slag gaan.

Wat kost het?

Wat kost payrolling en is het een voordelige keuze voor werkgevers? De payroll bedrijven berekenen een fee. Het is vaak een meer voordelige fee dan bij een uitzendbureau. Er is geen sprake van werving en selectie, waardoor de kosten bij payrolling lager liggen.
In de meeste gevallen gaat het om 6 tot 10 procent ten opzichte van het salaris van een medewerker. Hier staat tegenover dat het veel administratie en extra lasten voorkomt. In de praktijk zijn payroll bedrijven daarom over het algemeen niet duur. Steeds meer organisaties maken er gebruik van.

Wat is payroll: offerte aanvragen

Ontdek de belangrijkste payroll voordelen die de verschillende bedrijven kunnen bieden. Het geeft goed aan hoe je daar als werkgever van profiteert en hoe ook de werknemer er in de meeste gevallen beter mee af is.
Door online offertes aan te vragen bij payroll bedrijven krijg je een goed beeld van wat dit precies inhoudt en waar je allemaal rekening mee moet houden. Bovendien helpt het je om een vergelijking te maken, bijvoorbeeld als je benieuwd bent naar de kosten. Zorg er op die manier voor dat je zeker weet dat payroll past bij jouw bedrijf en bij de medewerkers die je in dienst hebt.

Vragen over of payroll wat voor jullie is? Vraag gratis en vrijblijvend 3 offertes aan!